Elektronická fakturace

Společnost Web4U s.r.o. přistoupila k zefektivnění a zjednodušení fakturačního styku se zákazníky a od 1. května 2004 zavedla nová pravidla pro zasílání zálohových faktur i daňových dokladů. Od tohoto data jsou veškeré doklady zasílány v elektronické podobě.

Výhody elektronických faktur

Zasílání faktur v elektronické podobě přináší řadu výhod

  • zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi
  • možnost získat faktury online na webových stránkách Web4U
  • snadnější archivace
  • doklady již není nutné převádět do el. formy, což ušetří práci (např. při zadávání do účetnictví nebo elektronického bankovnictví) a sníží pravděpodobnost vzniku chyb
  • díky přiloženému elektronickému podpisu (elektronické značce) je u dokladů zajištěna věrohodnost jejich původu a neporušitelnost obsahu
  • elektronická fakturace má silnou oporu v právním řádu České republiky i Evropské unie

Způsob zasílání faktur

Zálohové faktury i daňové doklady za odebrané služby (registrace domén, hosting, serverhosting, atd.) jsou vystavovány pouze v elektronické podobě, a to ve formátu PDF. Zákazníkům se doručují elektronickou poštou na kontaktní adresy.

Postup zaslání dokladu je následující:

  1. Zákazníkovi je za odebranou službu vygenerována zálohová faktura ve formátu PDF (celosvětově uznávaný standard pro dokumenty).
  2. Pro zajištění hodnověrnosti a integrity dokladu je k faktura opatřena elektronickým podpisem (elektronickou značkou), který tvoří nedílnou součást faktury a nahrazuje tak klasický ruční podpis.
  3. Faktura je spolu s elektronickým podpisem odeslána emailem na kontaktní adresu zákazníka.
  4. Přijatou fakturu je možné zobrazit či vytisknout např. pomocí volně šiřitelného programuAdobe Reader.
  5. V případě pochybností si může zákazník kdykoliv online ověřit pravost či platnost přijaté faktury na tétostránce.
  6. Po uhrazení zálohové faktury je stejným způsobem vytvořen a odeslán daňový doklad.

Pouze v opodstatněných případech (zejména vyžadují-li to vnitřní směrnice zákazníka, na žádost auditora atd.) může zákazník požádat o převedení elektronického daňového dokladu do tištěné podoby a o zaslání prostřednictvím České pošty. V takovém případě nás laskavě kontaktujte telefonicky v pracovních dnech na tel. +420-270-001-456. Upozorňujeme však, že ze strany Web4U dojde pouze k vytištění PDF dokumentu, vložení do obálky a zaslání poštou.

Právní opora v zákonech ČR

Zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., který vstoupil v platnost dne 1.5.2004, v §26 odst. 4 přímo připouští možnost vystavení daňového dokladu v elektronické podobě, pokud je tento doklad opatřen elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu. Novela zákona o dani z přidané hodnoty č. 377/2005 Sb. ze dne 1.10.2005 upřesňuje požadavky kladené na použitý elektronický podpis a připouští pouze zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značku založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu (zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění zákona č. 226/2002 Sb., zákona č. 517/2002 Sb. a zákona č. 440/2004 Sb.).

Dále novela zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví (zákon č. 353/2001 Sb., který nabývá účinnosti 1.1.2002) zrovnoprávňuje písemnou a elektronickou formu účetního záznamu. Zákon po novele z roku 2001 umožňuje, aby účetnictví i jednotlivé účetní doklady v digitální podobě nejen byly vyhotovovány (§4/4, §11 a §33/2 b), ale i uchovávány (§31/2). Účetní záznam musí být podepsán, byť i elektronickým podpisem, splňuje-li jeho technická podoba požadavek průkaznosti (§33a/5).

Elektronický podpis (elektronická značka)

Ve smyslu zákona o elektronickém podpisu jsou námi vystavované faktury podepisovány elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu (systémový certifikát pro nás poskytuje kvalifikovaná certifikační autorita České poštyPostSignum QCA), což odpovídá požadavkům zákona o dani z přidané hodnoty (viz zákon č. 377/2005 Sb.). Elektronická značka dává jednoznačně najevo, že faktura byla vystavena společností Web4U s.r.o. a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu faktury po jejím vystavení. Elektronickou značkou je podepsán pouze PDF dokument obsahující fakturu, nikoli celý e-mail s fakturou. Fakturu je tak možno spolu s elektronickou značkou (podpisem) archivovat odděleně bez doprovodného e-mailu. Pro tvorbu elektronické značky (podpisu) ve tvaru PKCS#7 v1.5 DER je využito programuopenssl. Podpis odpovídá RFC2315.

Každá elektronická značka v sobě automaticky obsahuje všechny tři certifikáty, které jsou potřebné pro její ověření - systémový certifikát společnosti Web4U, certifikát kořenové certifikační autority (PostSignum Root QCA) a certifikát podřízené certifikační autority (PostSignum Qualified CA). Tyto certifikáty jsou rovněž k dispozici ke stažení na stránkáchPostSignum QCA - případně přímo zde:

Systémový certifikát společnosti Web4U:

PostSignum Root QCA2 - kořenová certifikační autorita (od 14.9.2010):

  • Formát DER
    • otisk SHA1: A0F8 DB3F 0BF4 1769 3B28 2EB7 4A6A D86D F9D4 48A3
    • otisk MD5: 5973 6628 512B 98B4 10FF 7D06 FA22 D6C8
  • Formát PEM
    • otisk SHA1: B680 B039 517B B935 D691 25EF 958C 75DD 1A42 4D37
    • otisk MD5: E3CD A846 DEEA 8FD3 781F B720 C4FC DB5C

PostSignum Qualified CA2 - podřízená certifikační autorita (od 14.9.2010):

  • Formát DER
    • otisk SHA1: 1004 E08A 7E0D DFA6 FD1C 2CF2 9C49 0C48 5390 BF3D
    • otisk MD5: 2121 16F8 61E5 534E EA3C 0F8B 1B22 2ECE
  • Formát PEM
    • otisk SHA1: 56A8 4D38 9F04 F39C 26DB A1F3 D530 C0C3 96D2 A8AE
    • otisk MD5: B8D7 7E2D DCC7 FABC 2D6D 6592 7F1D 1AB4

PostSignum Root QCA - kořenová certifikační autorita (do 14.9.2010):

  • Formát DER
    • otisk SHA1: AF3B 84BA 3437 63BB BE03 6C76 5A44 119E 48B5 2D34
    • otisk MD5: 385F 2FBD BC06 F7B0 28ED F21C 86AC 2E05
  • Formát PEM
    • otisk SHA1: 3BCB 0BEA EB9E 95BB DFD3 AC96 9102 066B F49D 4C37
    • otisk MD5: 4D3A 8498 3AE6 B114 3643 90EA 66E4 3377

PostSignum Qualified CA - podřízená certifikační autorita (do 14.9.2010):

  • Formát DER
    • otisk SHA1: 1BDB 87C4 8102 977C A277 65E9 CCA4 1424 6C6D 88A2
    • otisk MD5: 5ACB F806 A17D B75D 93AD BB9A 4E54 EFB8
  • Formát PEM
    • otisk SHA1: F003 37C6 474C 06BD 099C F863 5D5C 8DA7 FABD 76EB
    • otisk MD5: 3F1B C084 80B0 7B70 8B74 B94E 0F51 D9F4

Daňové doklady podepsané před 1.10.2005:

Před novelizací zákona o dani z přidané hodnoty, ke které došlo dne 1.10.2005 (zákonem č. 377/2005 Sb.), byl pro podepisování dokladů používán OpenPGP podle RFC 2440. Bližší informace o PGP naleznete např. nawww.gnupg.org, kde je zdarma k dispozici i příslušný software.

Veřejný PGP klíč pro ověřování elektronického podpisu před 1.10.2005
Fingerprint: ACFA 1EB3 C5B2 3C98 9F65 DF23 DC54 F6E4 0912 AC9C

Přečtěte si:

V případě nejasností ohledně elektronického fakturování doporučujeme následující zdroje:

Adobe Reader Logo

Formát PDF lze přečíst pomocí programu Adobe Reader® - klikněte na ikonku pro stažení prohlížeče PDF souborů.